08 Fév Les techniques imparables ou l’indexation en 5 leçons
Leçon n°1 : Pertinence, objectivité et justesse
L’enregistrement des données n’est certes pas un long fleuve tranquille. Mais avec un peu de flair, de rigueur et d’organisation, une classification des informations, vous prendrez vite le rythme des interrogatoires. Lors du premier interrogatoire, les Sherlocks d’Orkis vous ont tiré les vers du nez et vous avez dû répondre à ces questions : Quoi, Comment et pour qui ?
Vous avez prévu un certain nombre de cases (ndlr : champs), qui vont vous permettre de créer la fiche d’identité de votre suspect [document] et saisir toutes les données descriptives. Les champs choisis vont coller à votre besoin initial. Autant dire que deux bases de données ne se ressembleront pas, même si vous y retrouvez automatiquement les informations à minima que sont les EXIF et IPTC.
L’avantage : tous vos suspects (lire vos médias) seront enregistrés.
Leçon n° 2 : Travail de qualité, cohérence assurée
Une fois les règles de saisies définies (car oui, il est très important de savoir si le titre commence par une Majuscule, ou si l’auteur s’écrit Nom, Prénom ou Nom Prénom ou si valeurs par défaut sont utiles) et les informations récoltées, l’alimentation des champs peut débuter. Au plus les photos-vidéos seront identifiées, au mieux la recherche sera efficace. Ainsi, vos fins limiers seront vite orientés vers des documents pertinents.
Selon les profils des utilisateurs et la confidentialité des informations détenues, vous proposerez un accès à tout ou partie de votre base par des recherches, accès par albums et push. Avec recherches par combinaisons, simples ou multiples, avec booléens, couleurs, facettes, formes… Aucune information capitale ne sera perdue, tout sera enregistré.
Le maître-mot ? Dispenser des soupçons d’indices, développer des preuves formelles, aboutir sans coup férir à la résolution de votre requête. C’est de toujours proposer des résultats, quel que soit le terme recherché. A l’expert documentaire de se charger de cette tâche mais pourtant nécessaire à la bonne vie de votre photothèque. Une base bien indexée est une base fluide d’utilisation et parfaitement exploitée.
La recherche de la solution à toute énigme est assurée.
Leçon n°3 : « Gros mots » de la doc et de l’indexation
Catalogage, vocabulaire contrôlé, mots-clés, descripteurs, valeurs par défaut, listes déroulantes, taxonomie, thesaurus, ontologie, champs contrôlés, traductions, albums… Quésaco ?
Tout détective sait que, indexer c’est décrire le contenu des photos-vidéos. En premier lieu, il s’agit de relever les indices et d’analyser le contenu de ses médias. Mais aussi de ne pas perdre de vue l’affaire : se mettre à la place de l’utilisateur qui va rechercher dans notre photothèque. Alors, il s’agit d’identifier tout ce que notre image suspecte peut représenter en termes de contenu. Afin de mettre ensuite les bons mots dans les bons champs de la fiche. Les bons ou les gros mots ?
A la question vocabulaire libre ou contrôlé : les deux mon général ! Il est important de pouvoir mixer du texte libre avec des mots-clés contrôlés et normalisés.
Utiliser un vocabulaire contrôlé (thesaurus, listes déroulantes) permet de rechercher un suspect mais aussi suivre les traces de tous les membres de son cercle familial proche (lire les pères ou les fils spécifiques) voire ses relations amicales (synonymes ou associés).
Préparer un thesaurus (et des listes déroulantes contrôlées), c’est aussi s’assurer en cas de contributeurs multiples d’utiliser toujours les mêmes valeurs en saisie. Regrouper des documents par thématiques et albums est aussi un gage de vie pour votre base de données. Ces dossiers, totalement subjectifs permettront également à votre public d’accéder à des documents déconnectés de toutes recherches. L’ensemble de ces éléments permettra de mener l’interrogatoire à son terme et de résoudre les équations de recherches complexes de votre affaire.
Trop de bruit dans les résultats ? Qu’à cela ne tienne, la recherche à facettes aidera le lecteur dans la restriction de son résultat.
Trop de silence ? La question se pose. L’indexation est-elle efficace ? Mon thesaurus est-il suffisamment étoffé ?
Fastidieux avez-vous dit ? Elémentaire mon cher Watson ! Déléguons à nos assistants, automatisons dès que possible…
Votre logiciel de photothèque c’est aussi, un facilitateur d’indexation !
Leçon n°4 : l’upload, facilitateur d’indexation
Automatiser les saisies tel l’import par lots des médias, les traitements par lots tels l’indexation, la correction et la modification est aussi un gage de sérieux et de qualité de votre travail. Il est important de se débarrasser rapidement de ce qui peut être automatisé et de conserver les champs à valeur ajoutée pour l’expert en charge de la base.
Leçon n°5 : la contribution, créateur de liens – Investiguez, soudoyez, corrompez vos indics
A moins que vous ne décidiez de proposer, la collaboration donc la saisie partagée ? Ne négligez pas la contribution des experts-métiers de votre entreprise. De n’importe quel bureau, en mission, à l’extérieur, à n’importe quelle heure du jour et de la nuit, vos contributeurs pourront déposer leurs documents dans votre bannette numérique.
Collaborer, c’est impliquer chacun ; c’est mutualiser les efforts pour ne pas rester cloisonné aux documents d’un seul service.
Un travail d’expert et de chef d’orchestre me direz-vous !
Elémentaire mon cher Watson !
Vous avez des questions ? N’hésitez pas !
