La réussite d’une solution de communication de contenu multimédia s’inscrit dans la durée. Le logiciel qui va la gérer n’est pas un supplétif. Il tend à faire évoluer une organisation existante avec un objectif de rentabilité à terme. La phase de préparation est essentielle car elle permet au gestionnaire du fonds de se poser les bonnes questions avant de mettre en œuvre techniquement la solution.

La préparation se déroule en 4 étapes où vont devoir être définis :
La valeur que l’on veut dégager de l’outil,
Qu’est ce que l’on doit investir en moyens et en ressources pour que la solution soit viable,
La façon dont on veut communiquer avec les clients,
Et comment peut-on les intégrer au processus de diffusion des documents.

Le rôle d’ORKIS lors de cette étape va consister à vous faire bénéficier de l’expérience acquise depuis de nombreuses années dans la mise en œuvre de solutions de communication multimédia, de vous permettre de prendre du recul pour rendre votre réflexion efficace.