Services
ORKIS met à votre disposition la compétence des meilleures équipes de spécialistes dans tous les domaines : ils vous font gagner du temps et vous permettent de valoriser vos choix.
Notre réussite sera d’abord LA VOTRE
AUDIT & ANALYSE DOCUMENTAIRE
1• Découverte et exploration
Implication in-situ pour : comprendre, le, ou, les métiers de l’entreprise, de la structure ; cerner les objectifs de modernisation ; les attentes des utilisateurs ; les gains espérés comme les contraintes éventuelles.
Enquête sur l’importance, et l’intérêt, des objets multimédias détenus par l’entreprise,
et analyse de leur nature.
Définition de la cible du projet médiathèque : Pour qui ? Pour quel usage ?
Analyse des besoins d’échange interne et externe.
Repérage de l’origine et des types des documents destinés à la médiathèque.
Identification des intervenants.
2• Définition de la stratégie
Soupeser les bénéfices attendus sous l’angle « valorisation du fonds documentaire » en terme de patrimoine pour l’enrichissement de la culture d‘entreprise et pour son image.
Objectif : optimisation du stockage, limitation de pertes de données, accès partagé aux ressources avec une simplification des process.
3• Inventaire approfondi du fond
Intervention d’un/une, documentaliste pour établir le masque de description des documents.
Tri pour exclure les documents hors champ et constituer de grandes familles.
Approche du risque juridique : auteur indentifiable, conditions d’exploitation et de cession….
4• Création d’une architecture
Ebauche d’un projet tenant compte de l’existant et des habitudes de travail (ex : le découpage géographique).
Prise en compte, pour chaque type de document du cheminement intellectuel des utilisateurs lors de la recherche.
Mesure du degré d’automatisation possible en rapport de la valeur ajoutée intellectuelle d’une indexation humaine.
Collecte des attentes de chaque catégorie d’utilisateurs pour établir une juste balance entre le masque de saisie et le masque de recherche.
5 • Maîtrise et contraintes
Ajustements entre les différents niveaux d’accès aux ressources médiathèque conjuguant groupes d’utilisateurs, niveaux de confidentialité et validation des saisies si nécessaire.
Mise en avant des contraintes touchant à la sécurité. Possibilités de moduler les accès en fonction des utilisateurs, des documents et des thématiques.
6• Reprise de l’existant
Bilan des compétences techniques et opérationnelles (profil, métier, connaissance du fond) des utilisateurs potentiels.
Evolution du partage des tâches en fonction de la culture d’entreprise.
Conditions de mise en œuvre.
Définition des volumes à traiter (critères d’éditing quantitatifs et qualitatifs).
Projection concernant la migration matérielle des documents et la mise en place de sauvegardes.
7• Clés en main
Paramétrage complet : fonctionnel, textuel, esthétique.
Workflow de la création à la mise en ligne des médias.
Rétro-planning remis à chacun des acteurs du projet.
Ouverture d’un dialogue d’ajustement permettant la prise en compte des changements ou ajustements.
CONDUITE DU CHANGEMENT
Notre règle : Comprendre, écouter, piloter, organiser, rassurer et accompagner. Recueillir et analyser les besoins. Mettre l’humain au cœur du projet
Notre force : Proposer un outil intuitif, un outil collaboratif. On partage, on commande, on télécharge, on traite les médias sans sortir d’Ajaris.
Notre méthode : Identifier le projet, les enjeux et choisir les bons leviers pour un développement harmonieux.
Notre but : Apporter gain de temps et confort d’utilisation dans un environnement à l’image de votre structure.
Notre recette : Mettre à votre disposition un chef de projet Orkis qui interviendra à vos côtés avec une écoute et une disponibilité constante.
Notre écoute : Proposer un haut niveau d’écoute avec les équipes en place, ajuster le projet selon les habitudes, la culture maison.
Notre fiabilité : Communiquer sur les étapes et les faire valider, proposer un rétro-planning détaillé avec plan d’action pour le déploiement du projet vers son objectif.
Formation
La formation des équipes est la garantie d’une bonne motivation de chacun à utiliser le nouvel outil structurant mis à leur disposition…
ORKIS, organisme de formation agréé sous le N° : 93130613113 est référencé Data Dock depuis début Janvier 2020.
La formation est proposée « à la carte » en effet, si la plupart du temps des interlocuteurs ne maîtrisent pas l’ensemble des métiers ils sont souvent très compétents dans l’un d’entre eux.
Adaptés à chaque profil les temps de formation sont variables d’un à plusieurs jours.
Les formations ORKIS sont particulièrement adaptées aux administrateurs/gestionnaires de la médiathèque, aux contributeurs de médias, interne ou externe, et aux chefs de projets informatique.
En principe, ces programmes sont dispensés sur site car « rien ne vaut le contact direct ». Néanmoins, si nécessaire, ils peuvent être proposés à distance sous forme de web conférence.
INFOGÉRANCE DOCUMENTAIRE
L’ensemble des packages Ajaris-WebSuite sont fournis pré-paramétrés. La structure descriptive des médias est ainsi conçue pour satisfaire aux besoins les plus courants.
Pour adapter le logiciel aux métiers qui nécessitent un paramétrage particulièrement optimisé, ORKIS met à votre service une équipe de documentalistes iconographes expérimentées. Nous analysons votre fonctionnement et définissons vos objectifs de productivité.
Nous adaptons le paramétrage du logiciel et vous aidons à concevoir le thesaurus. Nous vous accompagnons lors de la phase de démarrage et définissons avec vous les processus d’alimentation et de diffusion.
Certains de nos clients n’ont pas les ressources à consacrer en interne pour indexer et animer leur base de médias. Nous prenons alors en charge cette prestation avec une obligation de résultat. Nous collaborons également avec un réseau de partenaires en ingénierie documentaire qui assurent ces prestations : nous les appuyons au niveau technique avec un seul objectif : la satisfaction client.
HÉBERGEMENT HAUTE PERFORMANCE SECURISÉ
En matière d’hébergement Orkis s’appuie sur plus de 12 années d’expérience et sait parfaitement répondre aux contraintes de performances imposées par les nouveaux médias.
Très fiables, les systèmes d’informations affichent des performances au-dessus de la moyenne avec une bande passante élevée et des disques sécurisés à haut temps de réponse.
ORKIS a anticipé dès 1999 les tendances lourdes du SaaS et du Cloud Computing en proposant, à la demande de ses grands clients, une offre de serveurs documentaires hébergés.
Equipements disponibles 24h/24 et 7J/7 et possibilités de services d’urgence hors heures ouvrées.
Orkis propose une plate-forme d’hébergement documentaire offrant toutes garanties de fiabilité comme d’évolutivité de ses produits installés.
DÉVELOPPEMENTS WEB
Ajaris-WebSuite offre un environnement de travail Web accessible à tout utilisateur, du communicant au développeur. Chacun peut, à sa guise, paramétrer son interface de publication et garder son entière autonomie, sans nécessité d’avoir des connaissances techniques poussées.
Ajaris-WebSuite s’adapte extrêmement facilement à tout site Intranet ou Internet. L’équipe Web ORKIS, peut, à tout moment, intervenir pour mettre en œuvre vos spécifications fonctionnelles et graphiques.
Orkis utilise une méthode projet éprouvée (méthode Agile) allant du maquettage fonctionnel aux phases de rebouclage et de recette.
MAINTENANCE- ASSISTANCE
Tout utilisateur Ajaris-WebSuite en mode licence ou en mode hébergé, peut bénéficier d’une assistance technique permanente.
Ce service permet de résoudre un problème ponctuel d’utilisation, de mettre en place une automatisation simple ou bien encore de modifier les paramètres du logiciel lors d’un changement d’environnement système.
Assistance téléphonique Hotline au 09 70 26 96 78 de 9h à 12h30 et de 14h à 18h, du lundi au vendredi.
Assistance par mail : support@orkis.com, 24h/24 et 7J/7
(prise en charge dans un délais maximum de 4h ouvrées).
L’assistance par Hotline est gratuite pour tout achat d’une licence Ajaris-WebSuite pendant la période de garantie de 3 mois. A l’issue de cette période, des forfaits annuels d’assistance sont proposés. Ils comprennent l’ensemble des mises à jours logicielles disponibles.
Pour les abonnés Ajaris-OnLine, l’assistance technique utilisateurs en heures ouvrées et les mises à jours sont incluses dans tous nos forfaits clés en main.