INFOS, PHOTOS, VIDÉOS… Des recettes anti-chaos

Photos, vidéos

26 Mai INFOS, PHOTOS, VIDÉOS… Des recettes anti-chaos


Comment transformer un fonds documentaire en partie inerte, voir obsolète, en force de frappe ?

 

Pour se repérer dans la jungle des documents de toutes espèces accumulés au fil du temps, en mélangeant les genres et les techniques, il faut avoir une mémoire d’éléphant et que cet éléphant ne quitte pas la société. Il faut encore être inspiré comme Sherlock Holmes, aussi méticuleux qu’Hercule Poirot et…..avoir le temps !

Autre solution : devenir juste lecteur de cette rubrique.

Cette fois façon Indiana Jones, vous redécouvrirez l’art de vous repérer dans la jungle de votre patrimoine infos, photos, vidéos, infographies, archives et la façon de valoriser vos trésors cachés.


 

1- Sur la piste

Pour faire un inventaire digne de ce nom de l’ensemble des documents « maison » indispensable à l’avancement des dossiers et à la communication il faut partir en chasse, écarter les lianes, pénétrer en terre plus ou moins hostile, apprivoiser les détenteurs d’information, apprendre les dialectes locaux et se méfier du Marsupilami toujours prêt à compliquer les choses.

En clair :

  • Explorer les coins et les recoins de l’entreprise. Identifier l’ensemble d’un matériel forcément hétéroclite : photos, diapos, affiches, vidéos, mp3, mp4, images, bande son, logo, créations graphiques.
  • Repérer les gisements dans les ordinateurs, sur les disques durs, les clés USB, les serveurs.

 

Sur la piste

2- Fonds documentaire – Comment gérer ?

Entre réunir un stock de documents et le rendre opérationnel avec une stratégie efficace il y a pas mal d’obstacles à surmonter.

Le premier c’est un risque de perte en ligne.

Un audit préalable prenant en compte les pratiques internes, typologies, recherches, gestion des volumes fournira l’état des lieux indispensable et une première consolidation.

Pour la phase suivante évitez le simple bivouac bricolé avec les moyens du bord. Il faut tout de suite viser la création d’un vrai camp de « base » simple, fluide, dynamique et sécurisé. Interne ou hébergé c’est de là que pourront s’organiser un stockage rationnel et vivant, un partage contrôlé des acquis et la valorisation, la capitalisation de l’ensemble.

Une fois les médias regroupés au même endroit il s’agit de les classer, de les différencier.

 

Le gibier de tous poils est toujours planqué un peu partout…

 

À suivre : Episode 2 – Fonds documentaire : Comment éviter les erreurs ?

 

Pas envie d’attendre la suite ?

 

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