Étude de valorisation
Quel que soit le profil de l’entité qui détient et qui exploite un fonds documentaire multimédia (Direction de la Communication, Agence Photo, Musée, etc …), celui-ci doit avant tout, être générateur de valeur. Cette valeur est estimée par le gestionnaire du fonds, en fonction des besoins de ses « Clients potentiels » et de la manière dont ceux-ci vont pouvoir utiliser les documents.
L’étude de valorisation consiste à déterminer les populations de clientèles intéressées par les documents du fonds et la manière dont l’exploitant va communiquer avec eux, à travers le système de Digital Asset Management - DAM.

Les services de la relation client, décrits par la norme ISO 9000-2000, peuvent alors s’appliquer :
- Qui sont mes clients et comment vais- je collaborer avec eux ?
- Comment être à l’écoute de leurs besoins ?
- Comment est-ce que je les informe ?
- Comment je mesure ce gain de valeur ?

Analyse de l’existant :
Pour cerner au mieux les besoins, il est nécessaire de faire un état des lieux du fonds documentaire :
- Sous quels formats se présentent mes documents, mon fonds est-il numérisé ?
- Comment sont-ils référencés ?
- Comment sont-ils conservés, classés ?
- Comment les documents sont-ils transmis au client ?
- Dans quels délais ?
- Comment les documents sont-ils utilisés et à quelles fins ? V
- Vais-je pouvoir réutiliser simplement les fichiers de description dont je dispose dans mon ancien système ou vais-je devoir ressaisir une partie des informations ?
- La solution de DAM, va-t-elle devoir échanger des données avec d’autres entités du système d’information et de quelle manière ?
La réponse à ces questions permet de dimensionner techniquement la solution, de prévoir les ressources nécessaires pour la mettre en route et l’exploiter, de définir un timing et un budget de mise en œuvre ou de migration pour une solution existante.

Analyse documentaire :
Chaque document est décrit par des rubriques et des mots. Ces mêmes documents peuvent être recherchés par des documentalistes, des responsables de communication, des spécialistes métiers, des journalistes, etc …
L’analyse documentaire va permettre de définir un langage de description commun à tous ces clients potentiels du DAM, ni trop spécifique, ni trop généraliste.

C’est à cette étape, que sont définis le type d’information à stocker pour chaque document :
- Quel est le type d’information utile à la compréhension et à l’utilisation du document ?
- Toutes les informations, dont je dispose sur un document, doivent elles être conservées et/ou stockées ?
- Quels vont être les rubriques de la base ?

Elle va également permettre d’intégrer immédiatement la dimension du WEB dans le langage de description, qui peut servir alors d’ossature à la navigation dans les futures pages.

Analyse des besoins de diffusion :
Une fois le fonds documentaire dématérialisé, la communication des documents se fait plus rapidement et il est fréquent de voir une démultiplication importante des demandes.
Les procédures de diffusion doivent alors évoluer et s’automatiser. Toutes ces procédures sont peu visibles pour les utilisateurs qui n’en perçoivent que la partie émergée : elles se traitent donc en « back-office » de la partie vitrine, utilisée directement par ceux qui consultent.

L’analyse préalable des besoins va donc permettre de définir les nouvelles procédures de diffusion et de contrôle des flux de documents :
- Qui peut se connecter et quels droits a-t-il sur les documents ?
- Comment diffuse-t-on : c’est du téléchargement, de l’envoi par mail, de la commande de CD-ROM ? En quelle résolution ?
- Quelles sont les informations que je souhaite tracer lors de cette diffusion ?
- Ai-je des droits d’auteurs à reverser ?

Cette analyse va aussi déterminer la capacité du service qui gère le fonds à suivre la montée en charge des diffusions : sera-t-on toujours aussi réactif, aurons-nous du temps pour alimenter le fonds et maintenir la qualité de la base ou bien faut-il se faire seconder par un prestataire extérieur.