Numérisation de documents « images» :
Son objectif est double :
transformer vos archives de documents argentiques (diapos, tirages, ektas, etc …) ou papiers en fichiers numériques, pour les intégrer dans la chaîne de traitement multimédia ;
sauvegarder les documents originaux qui s'altèrent dans le temps, pour réaliser une préservation de ce patrimoine.

Après en avoir fait une sélection rigoureuse (Editing) vous allez devoir procéder à la numérisation des documents : il faut définir comment, recenser leurs différents usages pour fixer leur taille et leur résolution, imposer une « charte d'intégration » afin d’éviter une disparité dommageable dans ce qui sera mis à la disposition de vos clients.

Ces paramètres étant fixés, les procédures de numérisation s'imposeront d'elles même : la plus grande taille courante d'impression offset pour une image est généralement le A4 cela représente la plus haute définition. Il sera intéressant de générer une résolution intermédiaire (de type A5) pour les impressions bureautiques.

Certains documents salis ou altérés nécessiteront sans doute des retouches, voire une restauration en numérique importante : sont coût est à prendre en compte au niveau du processus de valorisation. Vos numérisations devront être aussi parfaites que possible, car toutes les utilisations doivent être possibles : offset, E-document, WEB, Présentation PowerPoint, etc … leur qualité reflètera la qualité de vos produits et services et donc celle de votre entreprise.

Depuis plusieurs années, ORKIS numérise en haute qualité d'importants lots d'images, parfois même des photothèques complètes, pour des clients très variés. Notre expérience dans ce domaine vous sera précieuse. Elle vous permettra de dynamiser le démarrage de votre projet.

Classement et Indexation :
Le classement physique des documents originaux avant dématérialisation est une étape importante. Son objectif est double : il permet, dans un premier temps, de préparer le flux de production pour que les documents soient numérisés dans le bon ordre. Il permet ensuite d’archiver ces documents de manière logique pour qu’en cas de besoin ils soient accessibles rapidement.
Le fonds multimédia va considérablement diminuer l’accès aux documents originaux ce qui permet d’en augmenter la pérennité : la diminution des fréquences d’accès accroît la nécessité de référencer les originaux soigneusement pour que la connaissance de leurs emplacements ne soit pas restreinte à une seule personne. Cette référence de classement est répercutée dans la base multimédia.

Vous avez un lot de documents à indexer : vous avez l’opportunité de récupérer un fonds iconographique ancien ; vous avez un afflux imprévu de documents suite à un événement ; vous n’avez tout simplement pas le temps de vous occuper de l’organisation et de l’indexation de votre fonds documentaire

Pour ces deux besoins, ORKIS vous propose l’assistance d’une documentaliste spécialisée, à distance ou en régie sur site, connaissant parfaitement les logiciels AJARIS, pour vous aider au cas par cas ou au quotidien.

Optimisation des bases de données et accompagnement :
Optimiser une base de données, c’est :
Se donner les moyens de retrouver le bon document rapidement ;
avoir les informations, pertinentes et valides, sur un document ;
calculer le ratio temps/efficacité entre l’indexation et la recherche ;
Optimiser votre base de données, c’est avant tout optimiser un service apporté à vos clients !
ORKIS peut réaliser pour vous des études de rentabilité ou intervenir sur vos bases de données pour les « assainir » (réindexation, nettoyage de thésaurus, d’énumérés, etc …)

Diffusion en back-office documentaire :
Vous souhaitez vous re-concentrer sur la collecte de documents, sur la réalisation de cahier des charges pour la production de photos et de vidéos, animer un réseau de partenaires fournisseurs d’images au sein de votre entreprise, développer la communication de votre service, etc … Mais le traitement des commandes d’images me prennent du temps…
La réponse aux demandes (recherche iconographique, livraisons d’images…) peut être réalisée par une personne externe. ORKIS se propose d’organiser pour vous un back office documentaire automatisé ou non.